Las medidas relacionadas con el control en el sector de la hostelería o la restauración son factores de mucha importancia para el buen funcionamiento de todo restaurante, bar o cafetería. Por ello, en este artículo aprenderás cómo controlar el inventario de un restaurante.
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¿Por qué saber cómo controlar el inventario de un restaurante?
Mantener un inventario adecuado es indispensable en cualquier establecimiento de comida, ya que el presupuesto destinado para la adquisición de alimentos representa una gran parte de los costes totales.
Disminuir con éxito el gasto de los alimentos es algo que se reflejará directamente en tus beneficios. Para conseguirlo, puedes intentar prestar más atención a la forma en cómo controlas un inventario para un restaurante, así como a la manera en que realizas un seguimiento periódico de este.
Ten en cuenta que un inventario ayuda no solo al control de los costes finales, sino también al informe financiero de tu negocio o establecimiento.
Debes tener presente que los productos del inventario son inmovilizados, lo que quiere decir que representan dinero paralizado; por ende, no se debe realizar una solicitud desmedida de pedidos a final de mes, ya que son gastos para tu compañía y no se convertirán en ingresos hasta el siguiente periodo después de ser consumidos.
Hacer esto generaría un descuadre en la cuenta de resultados, junto a un balance incierto en torno a lo que son las compras, los gastos y los ingresos.
Lo que se sugiere es tener las existencias justas en el momento de hacer el inventario por dos motivos: el primero es que facilita el inventariado de los productos, ya que hay menos que tener en cuenta; y, el segundo motivo, es que se obtendrán unos resultados reales de compras y ventas.
¿Cuál es el mejor método si deseas hacer un inventario para un restaurante?
Son múltiples y variados los métodos sobre cómo controlar el inventario de un restaurante y el almacenamiento de sus productos alimenticios, pero ninguno tan eficaz como el sistema ABC, ampliamente usado por los mejores locales.
Este sistema se basa en la identificación de los productos que poseen un impacto de importancia en un valor global. Específicamente, clasifica los productos utilizados para la construcción de tu menú de acuerdo a su relevancia en el consumo, así como su coste.
- Productos “A”: Componen, al menos, el 70 % del valor total en dinero de la materia prima.
- Productos “B”: Componen aproximadamente el 20 % del valor de tu inventario.
- Productos “C”: Representan aproximadamente el 10 % restante.
Antes de realizar cualquier clasificación de tus productos en ABC, lo recomendable y lo primero que se debe hacer sobre cómo controlar el inventario de tu restaurante, es un inventario físico total, sumándolo a la lista de precios de los productos que forman parte de este.
Tras esto, resulta muy útil “porcionar” todos los productos de nuestro almacén. Se debe hacer un registro que cubra todos los alimentos identificados como tipo A y tipo B, que son los que merecen mayor almacenamiento, cuidado y atención debido a la calidad que poseen.
Los productos tipo C pueden controlarse de manera empírica, o bien mediante una hoja de cálculo. En este caso, no es obligatorio un control estricto, ya que los tipos C aportan muy poco valor a la empresa y a sus utilidades; además, pueden incrementar los gastos operativos porque aumentan el tiempo que le dedica el personal encargado.
Tras clasificar los productos en ABC, debes continuar clasificándolos por origen y, posteriormente, podrás llevar a cabo una lista de control de las entradas y salidas del almacén; aparte, y para mejorar el proceso sobre cómo controlar el inventario de un restaurante, deberás registrar los consumos diarios de tus unidades de productos.
La lista de control servirá, principalmente, para verificar los consumos diarios y semanales. A su vez, será útil para crear una lista de compras, la cual puede incluir el total de dinero que se vaya a gastar durante cierto periodo de tiempo.
¿A qué cosas se debe prestar atención en el almacén de un restaurante?
Existen una serie de factores a la hora de saber cómo controlar el inventario de un restaurante, elementos que son básicos para llevar un registro y gestión exhaustivo de tus productos almacenados.
Inventario excesivo
El tener exceso de inventario en un restaurante ocasiona un mayor descontrol, además de una disminución paulatina de la liquidez. Si la empresa intenta mantener un nivel elevado de mercancía, esta debe contratar créditos con proveedores y, por ende, la recuperación del efectivo va dirigida a pagar dichos créditos, lo que supone un complicado gasto fijo.
Adicionalmente, si el empresario de un restaurante se enfoca en tener altos niveles de inventario con el fin de asegurar su venta, por lo general se incurre en exceso de materiales. Esto genera el crecimiento de la merma y la reducción de la calidad en alimentos perecederos, junto a una inferior calidad de los productos ofrecidos.
Inventario insuficiente
Si cuando procedemos a cómo controlar el inventario de un restaurante, vemos que carecemos del inventario suficiente para vender, no solo se pierden ventas, sino también clientes. Cuando no se cuenta con ciertos productos, puede pasar que el consumidor se vaya a otro lugar donde sí los consiga.
Baja calidad de los productos por caducidad
No se recomienda comprar material perecedero por volumen, sino en pequeñas cantidades; esto permitirá que siempre se cuente con materia prima de máxima calidad. Por otro lado, también se sugiere comprar por volumen los productos con una caducidad superior a cinco días.
Por el contrario, los alimentos más frescos, como la carne, pollo, pescados, mariscos y verduras de poca duración en frigorífico, deberían ser comprados de forma diaria.
Las primeras entradas son las primeras salidas
Cuando procedamos a cómo controlar el inventario de nuestro restaurante, debemos saber que los productos más solicitados debemos situarlos al principio del menú. De esta manera, será menos el tiempo necesario para conseguirlos cuando se busquen.
Robos frecuentes
Es muy común que, los mismos empleados o los clientes, lleven a cabo de forma ocasional el robo de alimentos. Se trata de un factor que genera el incremento de los costes debido a la falta de control del inventario. ¡No dejes que esto pase!
Mermas
Este es otro factor que incrementa considerablemente los gastos de ventas; sin embargo, es inevitable que suceda. A la hora de cómo controlar el inventario de tu restaurante, debes saber que una merma aceptable estaría ubicada entre el 2% y el 3% del valor del inventario.
Desorden de almacenamiento
El desorden, tanto en la bodega como en el área de trabajo, genera importantes pérdidas a la empresa. Debido al desconocimiento que se tiene sobre lo disponible en el almacén, los empleados o encargados podrían comprar demasiados productos, así como olvidarse de ciertos alimentos o ingredientes y que estos se caduquen sin haberlos usado.
Políticas de control
A la hora de cómo controlar el inventario de un restaurante, se debe tener en cuenta que un candado puede marcar la diferencia entre ganancias o pérdidas. Por ello, es importante destinar un área específica de nuestro local para guardar las mercancías y materia prima que se van a vender.
El acceso a la bodega debe estar restringido a una o dos personas máximo y únicamente debe acceder el personal en ocasiones necesarias, como para el traslado de inventarios físicos a otros departamentos.
¿Te has quedado con todo? Saber cómo controlar el inventario de un restaurante no es sencillo, pero en Fibraclim contamos con todo el mobiliario de hostelería y el equipamiento de hostelería necesario para que este proceso resulte lo más sencillo posible. ¡No te quede
